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新辦公考勤設置操作說明

  • 作者:新網
  • 文章來源:新網
  • 更新時間:2016-07-29 10:10:01

   

  Ø 新辦公支持靈活設置考勤規則、考勤審批流程,充分滿足企業多樣化的考勤需求

  Ø 新辦公支持請假、加班、外勤、補卡申請,支持十多種國家法定假期,企業可自定義假期

  Ø 企業可以自定義工作時間、打卡制度、請假規則、倒休規則,靈活管理考勤制度

  Ø 支持多種考勤機設備,支持手機打卡和考勤機打卡混用,考勤數據跨平臺整合匯總

  Ø 支持自動生成員工考勤統計數據,大幅度提升人事的工作效率

 

  1. 進入考勤設置

 

  登錄新辦公“用戶操作界面”點擊頂部菜單中的“考勤”,再點擊“設置按鈕”,進入考勤規則的設置頁面,只有應用管理員才能進入設置界面。

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  2. 考勤規則設置

 

  2.1 設置上下班時間

  說明:

  l 新辦公支持多區域,不同辦公地點的打卡管理

  l 新辦公支持多部門不同上下時間的考勤打卡管理

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置—保存

  a) 根據企業考勤的時間規定,設置上班打卡時間和下班打卡時間

  b) 根據企業打卡地址,添加分組成員

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  2.2 設置請假類型

  說明:支持十多種國家法定假期,企業可自定義假期

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置——設置請假類型——選擇考勤時間計算方式和年假計算方式——添加或修改年假類型——保存

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  2.3 設置考勤例外

  說明:法定假期、特殊考勤的設置

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置-—點擊設置考勤例外

  新辦公系統已經默認設置了當年的法定假日的特殊考勤例外,如果公司還有其他的考勤例外,如:周未考勤、獎勵假期,可以點擊下面的加號按鈕,自行添加。

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  2.4 設置調休兌換

  說明:企業可以根據公司規則設置加班調休規則

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置—設置調休兌換

  當企業選擇使用調休券時,員工在申請倒休時,需要兌換調休券后才可申請倒休。

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  2.5 設置獎勵假

  說明:獎勵假是企業為員工提供的一項福利假期,可根據企業需求自由添加

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置—設置獎勵假,再點擊加號按鈕,可以選擇員工和添加獎勵假天數,填寫完成后,點擊保存。

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  2.6 設置外勤規則

  說明:用于企業外出員工的考勤

  內置多種外勤打卡應用條件,企業可按需選擇使用

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置—設置外勤規則

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  2.7 年假管理

  2.7.1 年假的計算方式選擇

 

  操作路徑:點擊考勤—設置--考勤規則設置—設置請假類型-年假計算方式-選擇計算方式-保存

  如果選擇第一種和第二種方式,系統會根據員工的入職時間和轉正時間自動計算年假天數

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  如果選擇第三種手動維護,點擊“年假管理”

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  如果具有年假的人數較少,可一個一個的添加,點擊右上角“新增”,輸入年假的小時數,點擊“確認”即可

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  如果具有年假的人數較多,可選擇一次性導入所有人的年假,選擇右上角“導入年假”,點擊下載年假導入的模版

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  打開下載的數據模版,按照要求填充數據,注意時間的單位是小時

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  上傳已經填充好數據的表格,點擊右上角”導入“,員工就可以在申請假期的選擇

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  3. 考勤審批流程設置

  說明:新辦公支持靈活的考勤審批流程設置,既支持自定義審批模式,也支持默認審批模式,預先設置好各項考勤的審批流程,員工在線申請,流程自動流轉,還可進行催辦提醒。

 

  3.1 考勤通用審批流程設置

  說明:此處設置適用于所有未設置自定義審批流程的考勤申請,比如請假審批流程只設置了24小時以內的審批流程,那24小時以上的請假申請就會走通用審批流程。

 

  操作流程:

  第1步:選擇考勤審批層數,審批層數為1時僅需申請人的上級審批;層數為2時,在申請人上級審批之后,還需要該上級的上級再審批一次;更多層數以此類推

  第2步:是否需要復核,如果需要,在最前還是最后復核;復核相當于審批流程的一個環節,如果選擇需要在最前復核,這個流程在被提交后,會第一時間流轉到復核人員這進行審批

  第3步:是否過濾審批流程中重復的審批人,如果選擇“過濾”,系統會自動過濾重復審批人,比如一審和二審都是同一個人,這位審批人只需要審批1次就可以了;如果選擇“不過濾”,這位審批人就要審批2次

  說明:這個過濾只針對緊挨著的審批環節為同一審批人,比如一審二審、二審三審是同一個人,這種情況下是可以過濾的,審批人只需審批1次,流程就流轉了;如果一審三審、二審四審為同一個人,中間隔著一個審批環節,不做過濾

  第4步:是否開啟補卡,選擇“是”,員工就能在APP端和web端進行補卡申請;如果選擇“否”,員工不可補卡。

  第5步:選擇好后,點擊右上角”保存“即可

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  3.2 考勤審批流程設置(以按部門設置請假審批流程為例)

  這種流程適用于審批環節復雜,需要按照不同的條件進行不同的流轉審批。可根據部門、個人、時間范圍設置不同的審批流程。

 

  第1步:點擊“請假審批流程”,選擇按部門,點擊右上角的新建審批環節

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  第2步:選擇需要自定義審批的部門,點擊”確定“

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  第3步:設置時間范圍,可選擇最小時間或者指定范圍

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  第4步:設置審批環節。需要哪些人審批,在第幾位審批,都可以通過點擊”+“號選擇來實現,審批人可以選擇上級,也可以指定具體的人。

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  第5步:點擊保存,就完成了。以請假審批流程為例,下圖是按部門和按請假天數來設置的審批流程,同理可以設置加班、外勤、出差、補卡等審批流程。

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  4. 考勤數據統計

 

  說明:新辦公支持手機和考勤機混合打卡,手機打卡實時同步到平臺,考勤機打卡數據在導入后會更新到平臺,平臺自動計算考勤統計結果。

 

  4.1 手機打卡

 

  4.1.1 手機打卡設置

  如果公司選擇手機打卡,需要先對手機打卡功能進行設置

 

  第1步:選擇開啟手機打卡功能,設置手機打卡的有效范圍。

  有效范圍:即用戶打卡位置距離指定打卡位置多少米內可以打卡,建議有效范圍不低于300米

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  第2步:設置指定的打卡位置,點擊左下角的”+“號

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  第3步:輸入位置的名稱,然后點擊右邊綠色圖標,將此位置在地圖上標示出來,點擊“保存“即可。如果覺得位置有偏差,可直接選中紅點進行拖曳

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  第4步:設置好后,點擊右上角”保存“,手機打卡功能就設置好了,員工就可以通過手機進行上下班的打卡了。

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  4.1.2 查看員工手機綁定

  新辦公會在每個賬號第一次手機打卡的時候識別并綁定該手機特征碼,其他賬號無法在改手機上打卡,此舉是防止代打卡情況的出現。賬號第一次手機打卡用的是哪個手機,以后就必須用同一個手機才能打上卡。

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  如果出現手機丟失或者換手機的情況,可聯系考勤應用管理員對之前的手機特征碼進行刪除

 

  4.2 考勤機數據導入

  說明:新辦公支持所有的考勤機型號,只需要將公司的考勤機型號和導出的原始數據表給到我們,就可以在設置界面進行添加考勤機和導入原始數據表

 

  4.2.1 添加考勤機

  這個操作只需要在第一次導入數據的時候添加,添加后系統會自動保存,之后直接在考勤導入時選擇就好。如果有新的考勤機加入,就需要去考勤機管理里面添加一次。

 

  第1步:點擊考勤機管理,再點擊“加號”按鈕

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  第2步:在彈出的頁面中,輸入需要添加的考勤機牌品型號和別名后,點擊保存即可。

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  4.2.2 考勤原始記錄導入

  第1步:在考勤設置頁面點擊考勤導入,選擇相應考勤機,選擇考勤數據的起止時間后,上傳考勤機導出的原始數據表

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  第2步:點擊右上角”導入“

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  第3步:關聯員工。需要將考勤機里數據的編號和平臺員工進行一一關聯,這個關聯只需要做一次,以后再次導入的時候會自動識別,只需要關聯新入職或考勤編號有變化的員工。

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  第4步:員工一一關聯好后,點擊右上角”進行關聯“

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  第5步:關聯后還會出現一部分編號沒有對應員工,這時請點擊”忽略關聯“

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  第6步:點擊“完成本次導入“即可,就可以去考勤數據統計-月度考勤記錄里查看所有員工的考勤統計、明細、詳情

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  PS:如果員工在考勤機的編號有變化,可在考勤導入關聯頁面刪除之前綁定的編號,即可關聯新的編號

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  4.3 考勤統計結果

  手機打卡可實時查看考勤統計結果,考勤機打卡需考勤機數據導入新辦公后方可查看考勤結果。

 

  4.3.1 導出考勤統計結果

  點擊月度考勤記錄,在右上角點擊導出

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  導出的表格如下圖

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  4.3.2 查詢個別員工的月度考勤詳情

 

  第1步:在月度考勤記錄表中,找到需要查詢的員工,點擊這個員工的名字

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  第2步:在彈出的頁面,既可以查看匯總記錄情況,也可以在日歷頁面查看每一天的記錄

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  4.3.3 分類查詢員工請假、加班、出差、外勤等考勤記錄

 

  點擊月度考勤記錄下面的請假,右側就會出現某月所有員工的請假記錄,加班外勤等同理

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