晉升高效能人士 從學會處理郵件開始

身在職場,收發郵件堪稱是日常工作的必修課。作為最重要的內外部溝通渠道之一,如何利用好企業郵箱、處理紛雜的業務郵件,無形中影響著職場人士的工作效率。可以說,成功晉升高效能人士,離不開對企業郵箱的合理管理、利用。...

身在職場,收發郵件堪稱是日常工作的必修課。作為最重要的內外部溝通渠道之一,如何利用好企業郵箱、處理紛雜的業務郵件,無形中影響著職場人士的工作效率。可以說,成功晉升高效能人士,離不開對企業郵箱的合理管理、利用。

自1969年世界上第一封電子郵件發出起,時至今日,這種看似傳統的聯絡形式依然在正式工作交流中占據著重要地位。人人都會發郵件,但真正了解郵箱使用奧秘的卻不多。以下介紹幾個小技巧,教你學會利用企業郵箱的“隱藏”功能,輕松提升郵件處理效率。

一、初級技能:郵件先分類 效率馬上提

即使是高效能人士,面對雪花般的未讀郵件,也會頓時崩潰,喪失斗志。但生活里有收納整理術,企業郵箱也有分類法則。巧妙利用分類功能,一般通知、重要通知、領導指示等等,瞬時各歸各位,處理起來自然得心應手。

小編使用的新網全球郵企業郵箱在WebMail功能欄,可以建立分類文件夾,對郵件進行有效分類。比如小編就把郵件歸類為重要通知、工作日報等,把所有發件人為某領導的郵件歸為重要通知,把公司群發通知歸類為普通郵件。這樣下來就可以優先處理重要郵件,再閱讀其他郵件。

另外,對于暫時無法處理的郵件,標注在待辦郵件夾,以免遺漏。如果涉及機密的重要郵件,還可以設置密碼,避免信息泄露。

二、中級技能:收發有訣竅 省時又省力

企業郵箱的特點是處處用心,以人性化的功能、交互設計,處處方便日常辦公。但有時候這些巧心思,卻沒被有效利用。以新網全球郵為例,在寫郵件時輸入收件人地址的第一個字母,就可以聯想到多個郵箱地址。可以直接選擇,省時省力還避免地址輸入錯誤,效率倍增。

定時發送功能,適合國內外郵件溝通,方便對方第一時間收取郵件。同時擁有多個郵箱賬戶,可以添加代收地址,不必來回切換。錯發郵件時,可以及時撤回發給同域的未讀郵件,降低不必要的麻煩。

除此之外,作為管理員還可以建立公司內部郵件群組。發郵件時只要選擇相應群組,就能群發給所有組內成員,方便日常收發溝通。

這些“隱藏”技能,堪稱是高效能人士使用企業郵箱的必備技巧。

三、高級技能:移動辦公 說走就走

說走就走的旅行不是隨時都能實現,但隨著移動互聯網的發展,說走就走的“辦公”已經不難。全球郵倡導隨時隨地、全球暢郵,充分利用碎片時間,提升移動辦公體驗。

微信收發郵件,堪稱是移動辦公的高效法寶。平時上下班等地鐵公交的時間就可以寫一天的工作日報,簡單批復式的郵件隨手就能回復。關注微信企業公眾號【新網企業郵】之后,綁定了郵箱賬號。非工作時間的郵件,也會第一時間有提醒,避免錯過重要信息。

看完上面這些郵件處理的隱藏技能,有沒有立刻打開郵箱改造一把的想法?現在就開始,讓工作化繁為簡,晉升職場高效能人士!

 

 

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